Internkontrollforskriften – Dette må din bedrift ha på plass
For alle virksomheter i Norge er systematisk HMS-arbeid ikke bare en anbefaling, men et lovpålagt krav. Nøkkelen til dette arbeidet ligger i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, bedre kjent som Internkontrollforskriften. Denne forskriften er fundamentet for et trygt og sunt arbeidsmiljø, og den stiller klare krav til hva din bedrift må ha på plass. La oss dykke ned i hva internkontrollforskriften innebærer og hvordan du kan sikre at din bedrift etterlever den.
Hva er internkontrollforskriften?
Internkontrollforskriften ble innført for å sikre at alle virksomheter arbeider systematisk med HMS for å forebygge skader, ulykker og helseplager. Den pålegger arbeidsgiver et ansvar for å etablere og vedlikeholde et system som kontinuerlig kartlegger, vurderer og iverksetter tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet. Målet er å skape en proaktiv kultur der HMS er en integrert del av den daglige driften, ikke bare en reaktiv respons på hendelser.
Hvem gjelder internkontrollforskriften for?
Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter i Norge, uansett størrelse, bransje eller type aktivitet. Dette inkluderer alt fra store industribedrifter og byggeplasser til små kontorer, butikker og enkeltmannsforetak med ansatte. Ingen bedrift er fritatt fra kravet om systematisk HMS-arbeid.
De 8 kravene i internkontrollforskriften (§5)
Internkontrollforskriften §5 spesifiserer åtte sentrale krav som må oppfylles for å sikre et forsvarlig internkontrollsystem. Disse er:
- Fastsette mål for HMS-arbeidet: Klare og realistiske mål for hva bedriften ønsker å oppnå med sitt HMS-arbeid.
- Ha oversikt over lover og forskrifter: Kjenne til og følge de HMS-relaterte lovene og forskriftene som gjelder for egen virksomhet.
- Kartlegge farer og problemer: Systematisk identifisere potensielle farer og problemer, og vurdere risikoen for skade eller sykdom (risikovurdering).
- Utarbeide planer og tiltak: Planlegge og iverksette nødvendige tiltak for å redusere risiko og forbedre arbeidsmiljøet.
- Gjennomføre tiltak: Sørge for at de planlagte tiltakene blir utført og at de er effektive.
- Systematisk overvåking og gjennomgang: Regelmessig kontrollere at internkontrollsystemet fungerer som det skal, og revidere det ved behov.
- Dokumentasjon: Skriftlig dokumentasjon av HMS-arbeidet, inkludert risikovurderinger, handlingsplaner, avvik og opplæring.
- Kompetanse: Sørge for at alle ansatte, inkludert ledere og verneombud, har tilstrekkelig kompetanse og opplæring i HMS.
Sentrale elementer i et godt HMS-system
For å oppfylle kravene i internkontrollforskriften, er det viktig å ha et robust HMS-system på plass. De viktigste elementene inkluderer:
Risikovurdering
Dette er kjernen i HMS-arbeidet. En risikovurdering innebærer å systematisk identifisere farer, vurdere sannsynligheten for at en uønsket hendelse inntreffer, og konsekvensene av dette. Basert på vurderingen skal det iverksettes tiltak for å eliminere eller redusere risikoen til et akseptabelt nivå.
Avvikshåndtering
Et effektivt system for avvikshåndtering er avgjørende. Det handler om å melde, registrere, undersøke og korrigere alle uønskede hendelser, nestenulykker og avvik fra gjeldende rutiner. Målet er å lære av feil og forhindre at lignende hendelser skjer igjen.
Dokumentasjon
Internkontrollforskriften krever at HMS-arbeidet dokumenteres. Dette inkluderer risikovurderinger, handlingsplaner, opplæring, avviksrapporter, vernerunder og møtereferater. God dokumentasjon er viktig for å kunne vise at bedriften arbeider systematisk med HMS, og for å ha et grunnlag for kontinuerlig forbedring.
Fordelene med et velfungerende internkontrollsystem
Å ha et godt internkontrollsystem på plass gir din bedrift en rekke fordeler:
- Redusert risiko: Færre ulykker, skader og sykdommer.
- Bedre arbeidsmiljø: Økt trivsel og motivasjon blant ansatte.
- Lovetterlevelse: Unngår pålegg, bøter og potensielt straffeansvar.
- Økonomiske besparelser: Reduserte kostnader knyttet til fravær, produksjonstap og erstatninger.
- Bedre omdømme: Fremstår som en seriøs og ansvarlig aktør.
Komplett HMS AS hjelper deg med internkontroll
Komplett HMS AS har 10 års erfaring i bransjen og er spesialister på å hjelpe bedrifter med å etablere og vedlikeholde effektive internkontrollsystemer. Vi tilbyr skreddersydde løsninger som er enkle å implementere og som sikrer at din bedrift oppfyller alle lovkrav.
Våre HMS-systemer er designet for å gjøre HMS-arbeidet oversiktlig og håndterbart, slik at du kan fokusere på din kjernevirksomhet. Vi tilbyr også rådgivning og veiledning for å sikre at du forstår og kan drifte systemet effektivt.
Opplæring i internkontroll
For at internkontrollsystemet skal fungere optimalt, er det avgjørende at ansatte og ledere har den nødvendige kompetansen. Våre HMS-kurs dekker sentrale aspekter ved internkontroll og gir deltakerne innsikt i deres roller og ansvar.
Husk at mange av våre kurs er tilgjengelige på en rekke språk, noe som sikrer at alle ansatte, uavhengig av nasjonalitet, får den nødvendige kompetansen til å bidra til et trygt arbeidsmiljø i henhold til internkontrollforskriften.
La Komplett HMS AS være din partner i arbeidet med internkontroll. Kontakt oss på kundeservice@kompletthms.no eller ring oss på 46 66 64 67 for en uforpliktende samtale. Vi holder til i Kanalveien 107, 5068 Bergen, og vårt organisasjonsnummer er 918 899 197.
Invester i et solid internkontrollsystem – det er en investering i din bedrifts fremtid og dine ansattes sikkerhet.
Konsekvenser ved manglende internkontroll
Virksomheter som ikke etterlever Internkontrollforskriften risikerer alvorlige konsekvenser:
- Pålegg fra Arbeidstilsynet: Arbeidstilsynet kan gi pålegg om å etablere eller forbedre internkontrollsystemet, med fastsatt frist.
- Tvangsmulkt og bøter: Dersom pålegg ikke etterleves innen fristen, kan tvangsmulkt og overtredelsesgebyr ilegges.
- Stans av virksomheten: I alvorlige tilfeller kan Arbeidstilsynet kreve at driften stanses inntil kravene er oppfylt.
- Forsikringsproblemer: Ved arbeidsulykker kan manglende internkontroll føre til at forsikringsselskapet reduserer eller avviser erstatningskravet.
- Straffeansvar: Daglig leder og styremedlemmer kan holdes personlig ansvarlig ved alvorlige brudd på HMS-lovgivningen.
Ofte stilte spørsmål om internkontroll
Gjelder internkontrollforskriften for små bedrifter?
Ja, internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter med ansatte, uansett størrelse. Omfanget av dokumentasjonen tilpasses virksomhetens størrelse og risiko, men kravene gjelder alle.
Hva er forskjellen på HMS-system og internkontroll?
Internkontroll er det overordnede lovkravet om systematisk HMS-arbeid. Et HMS-system er verktøyet som hjelper bedriften med å oppfylle kravene i internkontrollforskriften – inkludert risikovurdering, avvikshåndtering og dokumentasjon.
Hvor ofte må internkontrollen oppdateres?
Internkontrollsystemet skal være et levende dokument som oppdateres kontinuerlig. Risikovurderinger bør gjennomgås minst årlig, og systemet skal oppdateres ved endringer i organisasjonen, nye arbeidsoppgaver eller etter alvorlige hendelser.
Hvilke kurs trenger ledere for internkontroll?
Ledere bør som minimum ha gjennomført HMS-kurs for ledere, som er lovpålagt etter Arbeidsmiljøloven § 3-5. I tillegg bør verneombud ha gjennomført verneombudskurs for å kunne bidra effektivt til internkontrollen.