Правила внутреннего контроля - что должно быть в вашей компании
Для всех организаций в Норвегии систематическая работа в области ОТОСБ - это не просто рекомендация, а законодательное требование. Ключ к этой работе лежит в Положении о систематической работе по охране труда, здоровья и окружающей среды на предприятиях, более известном как Правила внутреннего контроля. Эти правила - основа безопасной и здоровой рабочей среды, и они устанавливают четкие требования к тому, что должно быть в вашей компании. Давайте разберемся, что подразумевают Правила внутреннего контроля и как вы можете обеспечить их соблюдение в своей компании.
Каковы правила внутреннего контроля?
Правила внутреннего контроля были введены для того, чтобы все организации систематически сотрудничали с HSE для предотвращения травм, несчастных случаев и проблем со здоровьем. Они налагают на работодателя ответственность за создание и поддержание системы, которая постоянно исследует, оценивает и внедряет меры по улучшению рабочей среды. Цель - создать проактивную культуру, в которой ОТОСБ является неотъемлемой частью повседневной деятельности, а не просто реакцией на инциденты.
На кого распространяется положение о внутреннем контроле?
Правила внутреннего контроля распространяются на все организации в Норвегии, независимо от их размера, отрасли или вида деятельности. Сюда входят все - от крупных промышленных компаний и строительных площадок до небольших офисов, магазинов и индивидуальных предпринимателей с наемными работниками. Ни одна компания не освобождается от необходимости систематической работы в области ОТОСБ.
8 требований, содержащихся в правилах внутреннего контроля (§5)
В разделе 5 Положения о внутреннем контроле указаны восемь основных требований, которые должны быть выполнены для обеспечения надежной системы внутреннего контроля. К ним относятся:
- Установите цели для работы в области ОТОСБ: Четкие и реалистичные цели, которых компания хочет достичь в области ОТОСБ.
- Иметь представление о законах и нормах: Узнайте и следуйте законам и нормам, связанным с ОТОСБ, которые применимы к вашему бизнесу.
- Выявление опасностей и проблем: Систематически выявляйте потенциальные опасности и проблемы и оценивайте риск получения травмы или заболевания (оценка риска).
- Подготовка планов и мероприятий: Планируйте и осуществляйте необходимые действия для снижения рисков и улучшения условий труда.
- Реализовать меры: Убедитесь, что запланированные действия выполняются и что они эффективны.
- Систематический мониторинг и обзор: Регулярная проверка правильности работы системы внутреннего контроля и ее пересмотр по мере необходимости.
- Документация: Письменная документация по работе в области ОТОСБ, включая оценки рисков, планы действий, отклонения и обучение.
- Экспертиза: Убедитесь, что все сотрудники, включая руководителей и представителей по безопасности, обладают достаточной компетенцией и обучены в области ОТОСБ.
Ключевые элементы хорошей системы ОТОСБ
Для выполнения требований Положения о внутреннем контроле важно иметь надежную систему ОТОСБ. Ключевые элементы включают:
Оценка рисков
Это основа работы в области ОТОСБ. Оценка риска включает в себя систематическое выявление опасностей, оценку вероятности наступления нежелательного события и его последствий. На основе оценки принимаются меры по устранению или снижению риска до приемлемого уровня.
Управление отклонениями
Эффективная система обработки отклонений имеет решающее значение. Она включает в себя отчетность, регистрацию, расследование и исправление всех инцидентов, промахов и отклонений от действующих процедур. Цель - учиться на ошибках и не допускать повторения подобных инцидентов.
Документация
Правила внутреннего контроля требуют документировать работу в области ОТОСБ. Сюда входят оценки рисков, планы действий, обучение, отчеты об отклонениях, обходы по технике безопасности и протоколы совещаний. Хорошая документация важна для того, чтобы показать, что компания систематически работает в области ОТОСБ, и обеспечить основу для постоянного совершенствования.
Преимущества хорошо функционирующей системы внутреннего контроля
Наличие хорошей системы внутреннего контроля дает вашей организации ряд преимуществ:
- Снижение риска: Меньше несчастных случаев, травм и болезней.
- Улучшение условий труда: Повышение благосостояния и мотивации сотрудников.
- Соблюдение правовых норм: Избегайте судебных запретов, штрафов и потенциальной уголовной ответственности.
- Финансовая экономия: Сокращение расходов, связанных с прогулами, производственными потерями и заменами.
- Улучшение репутации: Выглядите серьезным и ответственным игроком.
Komplett HMS AS поможет вам с внутренним контролем
Компания Komplett HSE AS имеет 10-летний опыт работы в отрасли и специализируется на оказании помощи компаниям в создании и поддержании эффективных систем внутреннего контроля. Мы предлагаем индивидуальные решения, которые легко внедрить и которые гарантируют, что ваша компания соответствует всем требованиям законодательства.
Наши системы ОТОСБ разработаны для того, чтобы сделать вашу работу в области ОТОСБ понятной и управляемой, чтобы вы могли сосредоточиться на своей основной деятельности. Мы также предлагаем консультации и рекомендации, чтобы убедиться, что вы понимаете и можете эффективно управлять системой.
Обучение внутреннему контролю
Для оптимального функционирования системы внутреннего контроля очень важно, чтобы сотрудники и руководители обладали необходимыми знаниями. Наши курсы по ОТОСБ охватывают ключевые аспекты внутреннего контроля и дают слушателям представление об их роли и обязанностях.
Не забывайте, что многие из наших курсов доступны на разных языках, что позволяет всем сотрудникам, независимо от национальности, получить необходимые знания и опыт для обеспечения безопасной рабочей среды в соответствии с правилами внутреннего контроля.
Позвольте Komplett HMS AS стать вашим партнером в работе с внутренним контролем. Свяжитесь с нами по адресу kundeservice@kompletthms.no или позвоните по телефону 46 66 64 67, чтобы провести ни к чему не обязывающий диалог. Мы находимся по адресу Kanalveien 107, 5068 Bergen, а наш организационный номер - 918 899 197.
Инвестируйте в надежную систему внутреннего контроля - это инвестиции в будущее вашего бизнеса и безопасность ваших сотрудников.
Последствия отсутствия внутреннего контроля
Компании, не соблюдающие Правила внутреннего контроля, рискуют столкнуться с серьезными последствиями:
- Предписания Управления трудовой инспекции: Орган трудовой инспекции может издавать приказы о создании или совершенствовании системы внутреннего контроля с установленным сроком исполнения.
- Принудительные штрафы и пени: Если приказ не будет выполнен в установленный срок, могут быть наложены принудительный штраф и пошлина за нарушение.
- Закрытие предприятия: В серьезных случаях трудовая инспекция может потребовать приостановить деятельность до выполнения требований.
- Вопросы страхования: В случае несчастного случая на рабочем месте отсутствие внутреннего контроля может привести к тому, что страховая компания сократит или отклонит претензию.
- Уголовная ответственность: Генеральный директор и члены совета директоров могут быть привлечены к персональной ответственности за серьезные нарушения законодательства в области ОТОСБ.
Часто задаваемые вопросы о внутреннем контроле
Распространяется ли Положение о внутреннем контроле на малые предприятия?
Да, правила внутреннего контроля распространяются на все организации с сотрудниками, независимо от их размера. Объем документации зависит от размера и риска организации, но требования применимы ко всем.
В чем разница между системой ОТОСБ и внутренним контролем?
Внутренний контроль - это общее законодательное требование к систематической работе в области ОТОСБ. Система ОТОСБ - это инструмент, который помогает компании выполнять требования правил внутреннего контроля, включая оценку рисков, управление отклонениями и документирование.
Как часто необходимо обновлять средства внутреннего контроля?
Система внутреннего контроля должна быть "живым" документом, который постоянно обновляется. Оценки рисков должны пересматриваться не реже одного раза в год, а система должна обновляться в случае изменений в организации, появления новых задач или после серьезных инцидентов.
Какие курсы необходимы менеджерам по внутреннему контролю?
Как минимум, руководители должны пройти курс по ОТОСБ для руководителей, который требуется по закону в соответствии с разделом 3-5 норвежского Закона о рабочей среде. Кроме того, представители по технике безопасности должны пройти курс обучения для представителей по технике безопасности, чтобы вносить эффективный вклад во внутренний контроль.