Reglementări privind controlul intern - Ce trebuie să aibă compania dumneavoastră în vigoare
Pentru toate organizațiile din Norvegia, activitatea sistematică de SSM nu este doar o recomandare, ci o cerință legală. Cheia acestei activități se află în Regulamentul privind activitatea sistematică în domeniul sănătății, securității și mediului în întreprinderi, mai bine cunoscut sub numele de Regulamentul privind controlul intern. Acest regulament reprezintă fundamentul unui mediu de lucru sigur și sănătos și stabilește cerințe clare cu privire la ceea ce trebuie să aibă în vedere întreprinderea dumneavoastră. Să analizăm ce presupune Regulamentul privind controlul intern și cum vă puteți asigura că întreprinderea dumneavoastră îl respectă.
Care sunt reglementările privind controlul intern?
Regulamentul privind controlul intern a fost introdus pentru a se asigura că toate organizațiile colaborează sistematic cu HSE pentru a preveni rănile, accidentele și problemele de sănătate. Acesta impune angajatorului responsabilitatea de a stabili și de a menține un sistem care analizează, evaluează și implementează în mod continuu măsuri de îmbunătățire a mediului de lucru. Scopul este de a crea o cultură proactivă în care HSE este o parte integrantă a operațiunilor zilnice, nu doar un răspuns reactiv la incidente.
Cui se aplică regulamentul privind controlul intern?
Regulamentul privind controlul intern se aplică tuturor întreprinderilor din Norvegia, indiferent de mărime, sector sau tip de activitate. Aceasta include de la companii industriale mari și șantiere de construcții până la birouri mici, magazine și întreprinderi individuale cu angajați. Nicio întreprindere nu este scutită de obligația de a desfășura activități sistematice de HSE.
Cele 8 cerințe din regulamentul privind controlul intern (§5)
Secțiunea 5 din Regulamentul privind controlul intern specifică opt cerințe-cheie care trebuie îndeplinite pentru a asigura un sistem de control intern solid. Acestea sunt:
- Stabilirea obiectivelor pentru activitatea de SSM: Obiective clare și realiste pentru ceea ce compania dorește să realizeze prin activitatea sa în domeniul HSE.
- Să aveți o imagine de ansamblu asupra legilor și reglementărilor: Recunoașteți și respectați legile și reglementările privind SSM care se aplică propriei întreprinderi.
- Identificarea pericolelor și a problemelor: Identificarea sistematică a pericolelor și problemelor potențiale și evaluarea riscului de rănire sau îmbolnăvire (evaluarea riscurilor).
- Elaborarea de planuri și măsuri: Planificarea și punerea în aplicare a acțiunilor necesare pentru reducerea riscurilor și îmbunătățirea mediului de lucru.
- Punerea în aplicare a măsurilor: Asigurați-vă că acțiunile planificate sunt puse în aplicare și că acestea sunt eficiente.
- Monitorizarea și revizuirea sistematică: Verificarea periodică a funcționării corespunzătoare a sistemului de control intern și revizuirea acestuia în funcție de necesități.
- Documentație: Documentația scrisă a activității HSE, inclusiv evaluările riscurilor, planurile de acțiune, abaterile și formarea.
- Competențe: Asigurați-vă că toți angajații, inclusiv managerii și reprezentanții pentru siguranță, au suficientă competență și formare în domeniul HSE.
Elementele cheie ale unui sistem HSE bun
Pentru a îndeplini cerințele Regulamentului privind controlul intern, este important să existe un sistem HSE solid. Elementele cheie includ:
Evaluarea riscurilor
Acesta este nucleul activității HSE. O evaluare a riscurilor implică identificarea sistematică a pericolelor, evaluarea probabilității de apariție a unui eveniment nedorit și a consecințelor acestuia. Pe baza evaluării, se pun în aplicare măsuri pentru eliminarea sau reducerea riscului la un nivel acceptabil.
Gestionarea abaterilor
Un sistem eficient de gestionare a abaterilor este esențial. Acesta implică raportarea, înregistrarea, investigarea și corectarea tuturor incidentelor, accidentelor evitate la limită și abaterilor de la procedurile curente. Scopul este de a învăța din greșeli și de a preveni repetarea unor incidente similare.
Documentație
Regulamentele privind controlul intern impun documentarea activității HSE. Aceasta include evaluări ale riscurilor, planuri de acțiune, formare, rapoarte privind abaterile, runde de siguranță și procese-verbale ale reuniunilor. O bună documentare este importantă pentru a demonstra că societatea lucrează sistematic cu HSE și pentru a oferi o bază pentru îmbunătățirea continuă.
Beneficiile unui sistem de control intern bine funcțional
Existența unui bun sistem de control intern oferă organizației dumneavoastră o serie de beneficii:
- Riscuri reduse: Mai puține accidente, leziuni și boli.
- Un mediu de lucru mai bun: Creșterea bunăstării și a motivației angajaților.
- Conformitate juridică: Evitarea somațiilor, a amenzilor și a răspunderii penale potențiale.
- Economii financiare: Reducerea costurilor legate de absenteism, pierderi de producție și înlocuiri.
- Reputație mai bună: Arătați ca un jucător serios și responsabil.
Komplett HMS AS vă ajută cu controlul intern
Komplett HSE AS are 10 ani de experiență în industrie și este specializată în a ajuta companiile să stabilească și să mențină sisteme eficiente de control intern. Oferim soluții personalizate care sunt ușor de implementat și asigurăm că societatea dumneavoastră îndeplinește toate cerințele legale.
Sistemele noastre HSE sunt concepute pentru a face munca dumneavoastră în domeniul HSE clară și ușor de gestionat, astfel încât să vă puteți concentra asupra activității dumneavoastră de bază. De asemenea, oferim consiliere și îndrumare pentru a vă asigura că înțelegeți și puteți utiliza sistemul în mod eficient.
Formare în domeniul controlului intern
Pentru ca sistemul de control intern să funcționeze optim, este esențial ca angajații și managerii să aibă expertiza necesară. Cursurile noastre HSE acoperă aspectele cheie ale controlului intern și oferă participanților o perspectivă asupra rolurilor și responsabilităților lor.
Rețineți că multe dintre cursurile noastre sunt disponibile într-o varietate de limbi, asigurându-vă că toți angajații, indiferent de naționalitate, primesc expertiza necesară pentru a contribui la un mediu de lucru sigur, în conformitate cu reglementările privind controlul intern.
Lăsați Komplett HMS AS să vă fie partener în activitatea dvs. cu controlul intern. Contactați-ne la kundeservice@kompletthms.no sau sunați-ne la 46 66 64 67 pentru un dialog fără obligații. Ne aflăm la Kanalveien 107, 5068 Bergen, iar numărul organizației noastre este 918 899 197.
Investiți într-un sistem solid de control intern - este o investiție în viitorul afacerii dvs. și în siguranța angajaților dvs.
Consecințele unei lipse a controlului intern
Societățile care nu respectă Regulamentul privind controlul intern riscă consecințe grave:
- Ordine de la Autoritatea pentru Inspecția Muncii: Autoritatea pentru Inspecția Muncii poate emite ordine pentru stabilirea sau îmbunătățirea sistemului de control intern, cu un termen limită stabilit.
- Amenzi și sancțiuni coercitive: În cazul în care ordinul nu este respectat în termenul stabilit, pot fi impuse o amendă coercitivă și o taxă pentru încălcarea dreptului comunitar.
- Închiderea întreprinderii: În cazuri grave, Inspecția Muncii poate solicita suspendarea activității până la îndeplinirea cerințelor.
- Probleme legate de asigurări: În cazul unui accident la locul de muncă, lipsa controalelor interne poate conduce la reducerea sau respingerea cererii de despăgubire de către compania de asigurări.
- Răspunderea penală: Directorul general și membrii consiliului de administrație pot fi trași personal la răspundere pentru încălcări grave ale legislației în materie de SSM.
Întrebări frecvente despre controlul intern
Regulamentul privind controlul intern se aplică întreprinderilor mici?
Da, reglementările privind controlul intern se aplică tuturor organizațiilor cu angajați, indiferent de mărime. Domeniul de aplicare al documentației este adaptat la dimensiunea și riscul organizației, dar cerințele se aplică tuturor.
Care este diferența dintre un sistem HSE și controlul intern?
Controlul intern este cerința legală generală pentru activitatea sistematică de SSM. Un sistem HSE este instrumentul care ajută compania să îndeplinească cerințele reglementărilor privind controlul intern - inclusiv evaluarea riscurilor, gestionarea abaterilor și documentația.
Cât de des trebuie să fie actualizate controalele interne?
Sistemul de control intern ar trebui să fie un document viu care să fie actualizat în permanență. Evaluările riscurilor ar trebui revizuite cel puțin o dată pe an, iar sistemul ar trebui actualizat în cazul unor schimbări în cadrul organizației, al unor sarcini noi sau în urma unor incidente grave.
De ce cursuri au nevoie responsabilii cu controlul intern?
Cel puțin, managerii ar trebui să fi absolvit un curs HSE pentru manageri, care este impus de lege în conformitate cu secțiunea 3-5 din Legea norvegiană privind mediul de lucru. În plus, reprezentanții în materie de siguranță ar trebui să fi absolvit un curs pentru reprezentanții în materie de siguranță pentru a contribui în mod eficient la controlul intern.