Reglementările privind controlul intern - Tot ce trebuie să știe organizația dumneavoastră

Prezentare generală completă: Cum să respectați Regulamentul privind controlul intern

Pentru mulți directori de întreprinderi, termenul „Regulamentul privind controlul intern” poate părea atât arid, cât și copleșitor. Acesta evocă imagini cu dosare groase, birocrație și liste de verificare interminabile. Dar ce-ar fi dacă v-am spune că acest regulament este, de fapt, unul dintre cele mai importante instrumente de care dispuneți pentru a construi o afacere sigură, eficientă și profitabilă? Înțelegerea și implementarea sistematică a activităților de sănătate, siguranță și mediu (HMS) nu este doar o obligație legală – este o investiție în angajații dumneavoastră, în reputația dumneavoastră și în profitul dumneavoastră. În această postare de blog, vă prezentăm tot ce trebuie să știți despre controlul intern, de la cerințele legale până la punerea în practică în activitatea dumneavoastră de zi cu zi.

Ce sunt Regulamentul privind controlul intern și activitatea sistematică în domeniul sănătății, securității și mediului?

Să începem cu elementele de bază. Denumirea oficială este „Regulamentul privind activitatea sistematică în domeniul sănătății, mediului și securității în întreprinderi”, dar este cunoscut universal sub numele de Regulamentul privind controlul intern. Esența regulamentului o constituie cerința ca toate întreprinderile să desfășoare o activitate sistematică în domeniul sănătății, mediului și securității (HMS). Aceasta înseamnă trecerea de la o abordare reactivă, în care se reacționează doar atunci când au loc accidente sau se produc vătămări, la o abordare proactivă, în care se depun eforturi active pentru a preveni apariția acestora încă de la început.

Activitatea sistematică în domeniul sănătății, siguranței și mediului (HMS) este, așadar, un proces continuu, nu un eveniment punctual. Este vorba despre construirea unei structuri și a unei culturi în cadrul întreprinderii în care HMS reprezintă o parte integrantă a activității zilnice. Obiectivul este acela de a crea un mediu de lucru pe deplin sigur, de a preveni problemele de sănătate, de a proteja mediul înconjurător împotriva poluării și de a asigura că activitatea se desfășoară în conformitate cu legile și reglementările în vigoare.

Aceasta presupune:

• Stabiliți obiective clare pentru activitatea în domeniul sănătății, securității și mediului.
• Să cunoască pericolele și factorii de risc prezenți în cadrul întreprinderii.
• Elaborați un plan pentru gestionarea și reducerea acestui risc.
• Asigurați-vă că toți angajații dispun de pregătirea și cunoștințele necesare.
• Stabiliți proceduri pentru identificarea și remedierea erorilor și a deficiențelor.
• Revizuiți și îmbunătățiți sistemul în mod regulat.

Un sistem de control intern eficient asigură previzibilitate, reduce costurile legate de absențele din cauza bolii și de accidente și consolidează competitivitatea întreprinderii. Acesta constituie fundamentul tuturor celorlalte activități din domeniul sănătății, securității și mediului (HMS) din cadrul întreprinderii.

Cerințe legale și temeiul juridic în legislația norvegiană: Cine intră sub incidența acesteia?

Înțelegerea legislației este esențială pentru a putea implementa corect controlul intern. Regulamentul nu este o normă izolată, ci o componentă centrală a unui cadru juridic mai amplu care reglementează viața profesională din Norvegia.

Cine intră sub incidența Regulamentului privind controlul intern?

Răspunsul este simplu și clar: toate întreprinderile. Articolul 2 din regulament prevede că acesta se aplică oricărei întreprinderi care intră sub incidența Legii privind mediul de muncă, a Legii privind poluarea, a Legii privind protecția civilă sau a altor legi relevante. Printre acestea se numără:

• Societăți pe acțiuni private (AS) și societăți pe acțiuni cu răspundere nelimitată (ASA)
• Întreprindere individuală cu angajați
• Instituții publice și municipalități
• Organizații non-guvernamentale și fundații
• Mici întreprinderi artizanale și mari grupuri industriale

În practică, acest lucru înseamnă că, de îndată ce ai un angajat, ai obligația deplină de a dispune de un sistem de control intern. Chiar și întreprinderile individuale fără angajați intră sub incidența anumitor prevederi legale, deși cerințele privind sistematizarea și documentarea sunt mai puțin stricte.

Relația cu Legea privind condițiile de muncă (AML)

Regulamentul privind controlul intern este un act normativ adoptat, printre altele, în temeiul Legii privind mediul de muncă (AML). AML poate fi considerată „constituția” mediului de muncă, în timp ce Regulamentul privind controlul intern reprezintă un „manual de utilizare” detaliat privind modul în care trebuie îndeplinite unele dintre obligațiile esențiale prevăzute de lege. Articolul 3-1 din AML stabilește obligația generală a angajatorului de a asigura un mediu de muncă pe deplin sigur. Regulamentul privind controlul intern precizează concret ce înseamnă să se acționeze în mod sistematic pentru a atinge acest obiectiv.

Cunoașterea acestor corelații este esențială, în special pentru conducători. Un conducător nu își poate delega responsabilitatea generală în materie de sănătate, siguranță și mediu (HMS). Cursul nostru privind sănătatea, siguranța și mediul (HMS) destinat managerilor oferă o introducere aprofundată tocmai în această responsabilitate și explică modul în care sistemul de control intern reprezintă principalul instrument al managerului pentru a-și îndeplini această responsabilitate.

Cele 8 cerințe prevăzute la articolul 5 din Regulamentul privind controlul intern

Esența cerințelor privind conținutul prevăzute în regulament se regăsește în articolul 5. Acest articol enumeră opt puncte concrete pe care trebuie să le cuprindă controlul intern. Volumul documentației va varia în funcție de dimensiunea și de riscul întreprinderii, dar funcțiile propriu-zise trebuie să fie implementate.

1. Stabilirea obiectivelor în materie de sănătate, mediu și siguranță: Întreprinderea trebuie să aibă obiective clare, formulate în scris, pentru activitatea în domeniul sănătății, securității și mediului. Aceste obiective trebuie să fie cunoscute în cadrul organizației.
2. Aveți o imagine de ansamblu asupra structurii organizaționale a companiei: Trebuie să fie clar definit modul în care sunt repartizate responsabilitățile, sarcinile și competențele în cadrul activității de sănătate, siguranță și mediu (HMS). Cine face ce? Cine este responsabil ca lucrurile să fie realizate?
3. Identificarea riscurilor și a problemelor: Acesta este elementul central al activității proactive – evaluarea riscurilor. Întreprinderea trebuie să identifice toate pericolele potențiale (de exemplu, substanțe chimice, zgomot, ridicarea de greutăți mari, factori psihosociali) și să evalueze riscul de vătămare a persoanelor sau de afectare a mediului.
4. Elaborarea de planuri și măsuri pentru reducerea riscurilor: Pe baza analizei de risc, trebuie elaborat un plan de acțiune. Ce măsuri trebuie luate pentru a elimina sau a controla pericolele identificate? Planul trebuie să fie concret, cu termene limită și persoane responsabile.
5. Implementarea unor proceduri pentru identificarea, remedierea și prevenirea încălcărilor: Acesta este sistemul de gestionare a abaterilor. Ce facem când ceva nu merge bine sau când descoperim o eroare? Trebuie să existe o procedură pentru a semnala problema, a corecta eroarea și a trage învățăminte din ea, pentru a preveni repetarea acesteia.
6. Asigurarea monitorizării și analizei sistematice: Controlul intern nu este un proces static. Sistemul și rezultatele trebuie verificate periodic pentru a se asigura că funcționează conform planului. Acest lucru include inspecțiile de siguranță, discuțiile cu angajații și analiza efectuată de conducere.
7. Asigurarea respectării legilor și a reglementărilor: Regulamentul prevede ca întreprinderea să dispună de o procedură prin care să se țină la curent cu reglementările relevante în materie de sănătate, siguranță și mediu și să se asigure că acestea sunt respectate.
8. Documentarea sistemului: Toate activitățile menționate mai sus trebuie să poată fi documentate în scris. Aceasta constituie dovada, atât la nivel intern, cât și față de Inspecția Muncii, că se lucrează în mod sistematic. În acest sens, un model bun de control intern sau un sistem digital pot fi decisive.

Controlul intern în practică: de la model la sistem dinamic

Mulți încep să caute un simplu „șablon de control intern” în speranța unei soluții rapide. Un șablon poate fi un punct de plecare excelent, dar este esențial să înțelegem că un fișier descărcat nu constituie, în sine, un sistem de control intern. Sistemul trebuie adaptat, implementat și „pus în practică” în cadrul organizației. Tocmai această tranziție de la un document pasiv la un instrument activ este cea care face diferența între organizațiile de succes și cele care se limitează la îndeplinirea unor cerințe minime doar pe hârtie.

Cerințele de documentare: Ce trebuie, de fapt, consemnat în scris?

Cerința privind documentația scrisă (art. 5, punctul 8) generează adesea incertitudine. Cât este suficient? Regulamentul prevede o abordare bazată pe risc. O mică întreprindere de birouri cu risc redus are nevoie de mult mai puțină documentație decât o mare întreprindere de producție cu pericole complexe. Ceea ce trebuie să fie întotdeauna consemnat în scris este:

• Obiective privind sănătatea, securitatea și mediul.
• Descrierea organizării și a repartizării responsabilităților.
• Rezultatele evaluărilor de risc și ale planurilor de acțiune.

Și alte proceduri, cum ar fi cele privind gestionarea abaterilor și instruirea, trebuie, de asemenea, documentate în măsura necesară pentru a se asigura respectarea lor. Aici își dovedesc utilitatea instrumentele digitale. Un sistem digital precum sistemul nostru de control intern Komplett HMS facilitează stocarea, actualizarea și distribuirea întregii documentații necesare, astfel încât aceasta să fie întotdeauna la îndemâna celor care au nevoie de ea.

Evaluarea riscurilor: Elementul central al activității sistematice în domeniul sănătății, securității și mediului

Dacă trebuie să reții un singur lucru despre controlul intern practic, acela să fie evaluarea riscurilor. Aceasta este motorul întregii activități sistematice în domeniul sănătății, securității și mediului. Procesul este logic și poate fi împărțit în patru etape:

1. Identificarea pericolelor: Analizați toate sarcinile de lucru, procesele, echipamentele și substanțele. Ce ar putea provoca potențial vătămări? Implicați angajații – ei știu cel mai bine unde este problema. Reprezentantul pentru securitate are un rol cheie în acest sens, iar o pregătire adecvată este esențială. Un curs de 40 de ore pentru reprezentanții de securitate oferă competențele necesare pentru a îndeplini această sarcină în mod corespunzător.
2. Analizarea și evaluarea riscurilor: Pentru fiecare pericol, evaluează probabilitatea ca un eveniment nedorit să se producă și consecința în cazul în care acesta se produce. Risc = Probabilitate × Consecință. Acest lucru te ajută să stabilești prioritățile în ceea ce privește măsurile pe care trebuie să le iei în primul rând.
3. Planificarea măsurilor: Elaborarea unor măsuri concrete pentru eliminarea sau controlul riscurilor. Trebuie respectată ierarhia măsurilor: 1) Eliminarea completă a pericolului, 2) Înlocuirea cu ceva mai puțin periculos, 3) Măsuri tehnice (de exemplu, ecrane de protecție), 4) Măsuri organizatorice (de exemplu, instruire, proceduri) și 5) Echipament individual de protecție ca ultimă soluție.
4. Implementare și evaluare: Puneți în aplicare măsurile și verificați dacă funcționează așa cum era de așteptat. Riscul se află acum la un nivel acceptabil?

Acest ciclu trebuie repetat în mod regulat și întotdeauna atunci când apar schimbări în cadrul activității care pot influența profilul de risc.

Cine are nevoie de cunoștințe despre controlul intern?

Cunoștințele privind controlul intern nu sunt rezervate exclusiv responsabililor cu sănătatea, siguranța și mediul. Pentru ca sistemul să funcționeze, competențele trebuie distribuite în cadrul organizației.

• Director general și conducerea de vârf: Are responsabilitatea juridică generală. Trebuie să înțeleagă cerințele pentru a putea aloca resurse, stabili obiective și solicita rezultate.
• Conducători de nivel mediu și șefi de departament: Sunt responsabili de respectarea în practică a sistemului de sănătate, siguranță și mediu (HMS) în cadrul departamentelor lor. Aceștia trebuie să fie capabili să efectueze evaluări de risc, să urmărească abaterile și să se asigure că propriii angajați beneficiază de instruirea necesară.
• Reprezentanții pentru protecția muncii și membrii comitetului de sănătate și securitate în muncă: Trebuie să apere interesele angajaților și să se asigure că angajatorul își îndeplinește obligațiile. Aceștia au nevoie de cunoștințe aprofundate privind reglementările pentru a-și putea îndeplini rolul în mod eficient.
• Toți angajații: Trebuie să cunoască procedurile și factorii de risc relevanți pentru activitatea lor zilnică. De asemenea, au obligația de a-și aduce contribuția, de exemplu prin semnalarea situațiilor periculoase și a abaterilor.

Sistemul nostru digital de control intern: Conținut și avantaje

Construirea unui sistem de control intern de la zero poate fi o sarcină dificilă. Sistemul nostru digital a fost conceput pentru a simplifica și eficientiza cât mai mult acest proces, respectând în același timp toate cerințele legale.

Conținutul cursului: Ce vei învăța și la ce vei avea acces?

Sistemul nostru este mai mult decât un simplu curs; este o platformă digitală completă. Prin intermediul sistemului, vei avea acces la:

• O structură completă a șablonului: Un dosar digital deja configurat, care îndeplinește toate cele opt cerințe prevăzute în regulament, gata să fie adaptat la activitatea dumneavoastră.
• Module interactive de învățare: Lecții ușor de înțeles care explică cadrul legal, rolurile și responsabilitățile, precum și modul de îndeplinire a sarcinilor esențiale, cum ar fi evaluarea riscurilor și gestionarea abaterilor.
• Instrumente digitale: Module pentru realizarea și documentarea evaluărilor de risc, înregistrarea și gestionarea abaterilor, precum și crearea unui registru al substanțelor.
• Ciclul anual de sănătate, siguranță și mediu: Un instrument vizual care te ajută să planifici și să ții minte toate activitățile anuale legate de sănătate, siguranță și mediu (HMS), precum inspecțiile de siguranță, discuțiile cu angajații și auditurile.
• Arhiva de documente: Un loc centralizat pentru stocarea întregii documentații privind sănătatea, siguranța și mediul (HMS), accesibil de pe PC, telefon mobil și tabletă.

Durată, certificare și preț

Avantajul unui sistem online este flexibilitatea. Parcurgi conținutul și îți construiești cunoștințele în ritmul tău. Nu există o durată prestabilită. La finalizarea modulelor de formare, poți genera un certificat de absolvire a cursului. Acest certificat este un document valoros care atestă că ați dobândit cunoștințele necesare privind activitatea sistematică în domeniul sănătății, securității și mediului (HMS), ceea ce reprezintă o cerință pentru conducerea de vârf (AML § 3-5). Prețul pentru accesul la întregul sistem digital de control intern îl găsiți pe pagina produsului. Considerați-o o investiție unică redusă pentru a economisi timp, a asigura respectarea legii și a crea un loc de muncă mai sigur.

Întrebări frecvente privind Regulamentul privind controlul intern (FAQ)

În calitate de titular al unei întreprinderi individuale, sunt obligat să dispun de un sistem de control intern?

Da, dacă ai angajați. În acest caz, te afli în întregime sub incidența Regulamentului privind controlul intern. Dacă desfășurați activitatea pe cont propriu, fără angajați, sunteți în continuare supus legilor care reglementează domeniul dvs. de activitate (de exemplu, Legea privind poluarea sau Legea privind instalațiile electrice) și trebuie să luați măsuri pentru a vă asigura propria sănătate și siguranță. Cerința privind un sistem formal și documentat este, însă, legată în primul rând de faptul de a avea angajați.

Care este, de fapt, diferența dintre HMS și controlul intern?

Este o întrebare bună! SSM (Sănătate, Mediu, Securitate) reprezintă domeniul de activitate – adică ceea ce faci. Controlul intern este metoda – adică modul în care abordezi acest domeniu. Regulamentul privind controlul intern impune ca activitatea în domeniul SSM să fie sistematică și planificată.

Câtă documentație este suficientă?

Regulamentul prevede că documentația trebuie adaptată „naturii, activităților, nivelului de risc și dimensiunii întreprinderii”. Un mic salon de coafură necesită mai puțină documentație decât un șantier naval de mari dimensiuni. O regulă generală utilă este: documentează ceea ce este necesar pentru a te asigura că activitatea de sănătate, siguranță și mediu (HMS) se desfășoară conform planului și pentru a putea demonstra Inspecției Muncii că dispui de un sistem funcțional.

Ce se întâmplă dacă nu se respectă Regulamentul privind controlul intern?

Încălcarea regulamentului constituie o încălcare a legii. Inspecția Muncii poate emite un ordin de remediere a neregulilor într-un termen stabilit. În cazul în care ordinul nu este respectat, aceasta poate aplica o amendă coercitivă (o amendă cu caracter continuu). În cazul unor încălcări grave, poate suspenda parțial sau total activitatea întreprinderii. În cazul unor incidente extrem de grave cauzate de lipsa unui sistem adecvat, acest lucru poate duce, de asemenea, la aplicarea de amenzi și, în ultimă instanță, la răspunderea penală a conducerii.

Este suficient un „șablon de control intern” gratuit de pe internet?

Un șablon nu este decât un schelet. Acesta nu este „suficient de bun” până când nu îl completați cu conținut specific pentru compania dumneavoastră, activitățile dumneavoastră și riscurile cu care vă confruntați. De asemenea, trebuie să te asiguri că sistemul este implementat și respectat de angajați. Un șablon este un punct de plecare, dar munca propriu-zisă de adaptare și implementare trebuie realizată.

Cum poate un sistem digital să contribuie la controlul intern?

Un sistem digital simplifică totul. Documentele sunt întotdeauna actualizate și accesibile tuturor. Abaterile pot fi raportate direct de pe telefonul mobil, chiar de la fața locului. Evaluările de risc pot fi partajate și urmărite cu ușurință. Notificările automate te pot reaminti de termenele importante din calendarul anual de SSM. Acest lucru reduce volumul de documente pe hârtie, minimizează riscul de erori și face ca activitatea sistematică în domeniul SSM să fie mai eficientă și mai motivantă.

Ce este un ciclu anual de sănătate, siguranță și mediu (HMS)?

Un calendar anual de SSM este un calendar vizual care oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor activităților fixe și recurente de SSM pe parcursul unui an. Printre activitățile tipice se numără inspecțiile anuale de siguranță, revizuirea evaluărilor de risc, exercițiile de incendiu, revizuirea registrului de substanțe și analiza sistemului de sănătate, siguranță și mediu de către conducere. Este un instrument extrem de util pentru a se asigura că nimic nu este uitat în agitația de zi cu zi.

---

Cursuri obligatorii privind sănătatea, securitatea și mediul (HMS)

Un sistem de control intern eficient funcționează cel mai bine atunci când angajații au urmat cursurile prevăzute de lege la care se referă regulamentul:

• Curs de sănătate și siguranță la locul de muncă pentru conducători — obligatoriu conform Legii privind condițiile de muncă, articolul 3-5.
• Curs pentru reprezentanții de securitate (40 de ore) — formare obligatorie prevăzută de lege pentru reprezentanții de securitate.
• Curs de utilizare a schelelor și curs de protecție împotriva căderilor — pentru întreprinderile din sectorul construcțiilor.
• Curs FSE — perfecționare anuală pentru electricieni.

Întrebări frecvente privind regulamentul privind controlul intern

Ce prevede articolul 5 din Regulamentul privind controlul intern?

§ 5 enumeră cele opt cerințe concrete pe care controlul intern trebuie să le documenteze în scris — inclusiv obiectivele activității în domeniul sănătății, securității și mediului, organizarea, procedurile de identificare a abaterilor, evaluarea riscurilor și măsurile de urmărire.

Cine este responsabil pentru controlul intern?

Conducătorul suprem (director general / președintele consiliului de administrație) poartă responsabilitatea formală în conformitate cu regulamentul privind controlul intern, chiar dacă anumite sarcini pot fi delegate.

Ce riscuri își asumă compania în cazul lipsei unui sistem de control intern?

Inspecția Muncii poate impune măsuri corective, amenzi coercitive (de obicei începând de la 10 000 kr pe zi) și, în cazuri grave, poate suspenda activitatea. De asemenea, indemnizațiile de asigurare pot fi reduse în urma unor accidente.