Vidaus kontrolės taisyklės - viskas, ką jūsų organizacija turi žinoti

Išsamus apžvalga: kaip laikytis Vidaus kontrolės reglamento

Daugeliui įmonių vadovų žodis „Vidaus kontrolės taisyklės“ gali atrodyti tiek sausas, tiek bauginantis. Jis asocijuojasi su storais segtuvais, biurokratija ir begaliniais kontroliniais sąrašais. Bet ką pasakytumėte, jei pasakytume, kad šios taisyklės iš tiesų yra vienas iš svarbiausių jūsų įrankių, padedančių sukurti saugią, veiksmingą ir pelningą įmonę? Sistemingo sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HSA) darbo supratimas ir įgyvendinimas nėra tik įstatymu nustatyta pareiga – tai investicija į jūsų darbuotojus, reputaciją ir pelną. Šiame tinklaraščio įraše išsamiai aptariame viską, ką reikia žinoti apie vidaus kontrolę – nuo teisinių reikalavimų iki praktinio įgyvendinimo kasdieniame darbe.

Kas yra Vidaus kontrolės taisyklės ir sistemingas darbo saugos, sveikatos ir aplinkos apsaugos darbas?

Pradėkime nuo pagrindų. Oficialus pavadinimas yra „Nutarimas dėl sistemingo sveikatos, aplinkos ir saugos darbo įmonėse“, tačiau jis visuotinai žinomas kaip Vidaus kontrolės nutarimas. Nutarimo esmė – reikalavimas, kad visos įmonės sistemingai dirbtų sveikatos, aplinkos ir saugos (HMS) srityje. Tai reiškia, kad reikia pereiti nuo reaktyvaus požiūrio, kai reaguojama tik įvykus nelaimingiems atsitikimams ar susižeidimams, prie proaktyvaus požiūrio, kai aktyviai stengiamasi užkirsti kelią tokiems įvykiams iš pat pradžių.

Taigi sistemingas darbas saugos, sveikatos ir aplinkos apsaugos srityje yra nuolatinis procesas, o ne vienkartinis veiksmas. Svarbiausia – sukurti įmonėje struktūrą ir kultūrą, kurioje sauga, sveikata ir aplinkos apsauga būtų neatsiejama kasdienės veiklos dalis. Tikslas – sukurti visiškai saugią darbo aplinką, užkirsti kelią sveikatos pažeidimams, apsaugoti aplinką nuo taršos ir užtikrinti, kad įmonė veiktų laikydamasi galiojančių įstatymų ir taisyklių.

Tai reiškia, kad reikia:

• Nustatykite aiškius sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) veiklos tikslus.
• Žinoti, kokie pavojai ir rizikos veiksniai egzistuoja įmonėje.
• Turėkite planą, kaip valdyti ir sumažinti šią riziką.
• Užtikrinti, kad visi darbuotojai būtų tinkamai apmokyti ir turėtų reikiamas žinias.
• Turėkite procedūras, skirtas klaidoms ir trūkumams nustatyti bei ištaisyti.
• Reguliariai peržiūrėkite ir tobulinkite sistemą.

Gerai veikianti vidaus kontrolės sistema užtikrina nuspėjamumą, sumažina su nedarbingumu dėl ligos ir nelaimingais atsitikimais susijusias išlaidas bei stiprina įmonės konkurencingumą. Tai yra visos kitos įmonės sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos veiklos pagrindas.

Teisiniai reikalavimai ir įtvirtinimas Norvegijos teisėje: kam tai taikoma?

Teisės aktų supratimas yra būtinas, norint tinkamai įgyvendinti vidaus kontrolę. Šis reglamentas nėra atskira taisyklė, o yra pagrindinė didesnio teisinio pagrindo, reglamentuojančio Norvegijos darbo rinką, dalis.

Kam taikomi Vidaus kontrolės nuostatai?

Atsakymas yra paprastas ir aiškus: visos įmonės. Reglamento 2 straipsnyje nustatyta, kad jis taikomas visoms įmonėms, kurioms taikomi Darbo aplinkos įstatymas, Taršos kontrolės įstatymas, Civilinės saugos įstatymas ar kiti susiję įstatymai. Tai apima:

• Uždarosios akcinės bendrovės (AS) ir atvirųjų akcinių bendrovių (ASA)
• Individuali įmonė, turinti darbuotojų
• Valstybinės įstaigos ir savivaldybės
• Savanoriškos organizacijos ir fondai
• Mažos amatų įmonės ir dideli pramonės koncernai

Praktiškai tai reiškia, kad vos tik įdarbinate darbuotoją, esate visiškai įpareigotas turėti vidaus kontrolės sistemą. Net ir individualios įmonės, neturinčios darbuotojų, turi laikytis tam tikrų teisės aktų nuostatų, nors reikalavimai dėl sistemingumo ir dokumentavimo yra mažiau formalūs.

Ryšys su Darbo aplinkos įstatymu (AML)

Vidaus kontrolės reglamentas yra reglamentas, priimtas, be kita ko, remiantis Darbo aplinkos įstatymu (AML). AML galima laikyti darbo aplinkos „pagrindiniu įstatymu“, o Vidaus kontrolės taisyklės – išsamiomis „naudojimo instrukcijomis“, kaip įvykdyti kai kurias pagrindines įstatymo nustatytas pareigas. AML 3-1 straipsnis nustato darbdavio bendrąją pareigą užtikrinti visiškai saugią darbo aplinką. Vidaus kontrolės taisyklės konkrečiai apibrėžia, ką reiškia sistemingai dirbti siekiant šio tikslo.

Žinios apie šiuos ryšius yra itin svarbios, ypač vadovams. Vadovas negali perduoti savo bendrosios atsakomybės už sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugą. Mūsų vadovams skirtas sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos kursas suteikia išsamią įžangą būtent į šią atsakomybę ir paaiškina, kaip vidaus kontrolės sistema yra svarbiausia vadovo priemonė šiai atsakomybei vykdyti.

8 reikalavimai, nustatyti Vidaus kontrolės reglamento 5 straipsnyje

Pagrindiniai reglamento reikalavimai dėl turinio išdėstyti 5 straipsnyje. Šiame straipsnyje išvardyti aštuoni konkretūs punktai, kuriuos turi apimti vidaus kontrolė. Dokumentacijos apimtis priklausys nuo įmonės dydžio ir rizikos, tačiau pačios funkcijos turi būti įdiegtos.

1. Nustatyti sveikatos, aplinkos ir saugos tikslus: Įmonė privalo turėti aiškius, raštu išdėstytus sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) veiklos tikslus. Šie tikslai turi būti žinomi visoje organizacijoje.
2. Susipažinkite su įmonės organizacine struktūra: Turi būti aiškiai apibrėžta, kaip paskirstyta atsakomybė, užduotys ir įgaliojimai, susiję su sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) veikla. Kas ką daro? Kas atsakingas už tai, kad viskas būtų atlikta?
3. Pavojų ir problemų nustatymas: Tai yra proaktyvaus darbo esmė – rizikos vertinimas. Įmonė privalo nustatyti visus galimus pavojus (pvz., chemines medžiagas, triukšmą, sunkių daiktų kėlimą, psichosocialinius veiksnius) ir įvertinti žalos žmonėms ar aplinkai riziką.
4. Parengti planus ir priemones, skirtas rizikai mažinti: Remiantis atliktu vertinimu, būtina parengti veiksmų planą. Kokias priemones reikia įgyvendinti, siekiant pašalinti arba kontroliuoti nustatytus pavojus? Planas turi būti konkretus, jame turi būti nurodyti terminai ir atsakingi asmenys.
5. Įgyvendinti procedūras, skirtas pažeidimams nustatyti, ištaisyti ir užkirsti jiems kelią: Tai yra nukrypimų tvarkymo sistema. Ką darome, kai kažkas nepavyksta arba kai pastebime klaidą? Turi būti nustatyta tvarka, kaip apie tai pranešti, ištaisyti klaidą ir pasimokyti iš jos, kad ji nepasikartotų.
6. Užtikrinti sistemingą stebėjimą ir peržiūrą: Vidaus kontrolė nėra statinė. Reikia reguliariai tikrinti sistemą ir rezultatus, siekiant įsitikinti, ar viskas veikia kaip numatyta. Tai apima saugos apžiūras, pokalbius su darbuotojais ir vadovybės peržiūrą.
7. Užtikrinti, kad būtų laikomasi įstatymų ir teisės aktų: Reglamentas reikalauja, kad įmonė turėtų tvarką, leidžiančią nuolat sekti atitinkamus sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) reglamentus bei užtikrinti, kad jie būtų laikomasi.
8. Sistemos dokumentavimas: Visi minėti veiksmai turi būti įforminti raštu. Tai yra įrodymas – tiek vidaus reikmėms, tiek Darbo inspekcijai – kad darbas vykdomas sistemingai. Šiuo atveju labai svarbus gali būti geras vidaus kontrolės šablonas arba skaitmeninė sistema.

Vidaus kontrolė praktikoje: nuo modelio iki gyvos sistemos

Daugelis pradeda ieškoti paprasto „vidaus kontrolės šablono“, tikėdamiesi greito sprendimo. Šablonas gali būti puikus atspirties taškas, tačiau labai svarbu suprasti, kad atsisiųstas failas savaime nesudaro vidaus kontrolės sistemos. Sistema turi būti pritaikyta, įdiegta ir „gyventi“ organizacijoje. Būtent perėjimas nuo pasyvaus dokumento prie aktyvaus įrankio atskiria sėkmingas organizacijas nuo tų, kurios tik popieriuje atitinka minimalius reikalavimus.

Dokumentavimo reikalavimas: ką iš tikrųjų reikia užrašyti?

Reikalavimas dėl rašytinės dokumentacijos (5 straipsnio 8 punktas) dažnai kelia neaiškumų. Kiek to pakanka? Reglamente numatytas rizika grindžiamas požiūris. Mažai rizikos keliančiai nedidelei biuro įmonei reikia žymiai mažiau dokumentacijos nei didelei gamybos įmonei, kurioje kyla sudėtingi pavojai. Tai, kas visada turi būti pateikta raštu, yra:

• Sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos tikslai.
• Organizacijos aprašymas ir atsakomybės pasiskirstymas.
• Rizikos vertinimų ir veiksmų planų rezultatai.

Kitos procedūros, pavyzdžiui, susijusios su nukrypimų tvarkymu ir mokymais, taip pat turi būti dokumentuojamos tokiu mastu, kuris būtinas siekiant užtikrinti, kad jos būtų laikomasi. Čia puikiai pasitarnauja skaitmeniniai įrankiai. Skaitmeninė sistema, tokia kaip mūsų „Komplett HMS“ vidaus kontrolės sistema, leidžia lengvai saugoti, atnaujinti ir platinti visą reikiamą dokumentaciją, kad ji visada būtų prieinama tiems, kam jos reikia.

Rizikos vertinimas: sistemingo sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos darbo pagrindas

Jei turėtumėte įsiminti tik vieną dalyką apie praktinę vidaus kontrolę, tegul tai bus rizikos vertinimas. Tai yra visos sistemingos sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos veiklos variklis. Šis procesas yra logiškas ir gali būti suskirstytas į keturis etapus:

1. Pavojų nustatymas: Įvertinkite visas darbo užduotis, procesus, įrangą ir medžiagas. Kas galėtų sukelti žalą? Įtraukite darbuotojus – jie geriausiai žino, kur yra problemos. Darbuotojų saugos atstovas čia atlieka pagrindinį vaidmenį, todėl kokybiškas mokymas yra itin svarbus. 40 valandų trukmės saugos atstovo kursas suteikia reikiamų žinių, kad šią užduotį būtų galima sėkmingai atlikti.
2. Rizikos analizė ir vertinimas: Kiekvienos grėsmės atveju įvertinkite nepageidaujamo įvykio tikimybę ir pasekmes, jei jis įvyktų. Rizika = tikimybė × pasekmės. Tai padės jums nustatyti prioritetus, kur pirmiausia reikia imtis priemonių.
3. Priemonių planavimas: Parengti konkrečias priemones rizikai pašalinti arba kontroliuoti. Reikėtų laikytis priemonių hierarchijos: 1) Visiškai pašalinti pavojų, 2) Pakeisti į mažiau pavojingą, 3) techninės priemonės (pvz., apsauginiai ekranai), 4) organizacinės priemonės (pvz., mokymai, darbo tvarka) ir 5) asmeninė apsauginė įranga kaip kraštutinė priemonė.
4. Įgyvendinti ir įvertinti: Įgyvendinkite šias priemones ir patikrinkite, ar jos veikia taip, kaip tikėtasi. Ar rizika dabar yra priimtiname lygyje?

Šis ciklas turi būti kartojamas reguliariai, ypač kai įmonėje įvyksta pokyčiai, galintys turėti įtakos rizikos vaizdui.

Kam reikalingos žinios apie vidaus kontrolę?

Žinios apie vidaus kontrolę nėra skirtos tik už sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugą atsakingiems asmenims. Kad sistema veiktų, šios kompetencijos turi būti skleidžiamos visoje organizacijoje.

• Generalinis direktorius ir aukščiausioji vadovybė: Jie prisiima bendrą teisinę atsakomybę. Jie turi suprasti reikalavimus, kad galėtų paskirstyti išteklius, nustatyti tikslus ir reikalauti rezultatų.
• Vidurinioji vadovybė ir skyrių vadovai: Jie yra atsakingi už tai, kad jų skyriuose praktikoje būtų laikomasi sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) sistemos reikalavimų. Jie turi sugebėti atlikti rizikos vertinimus, imtis veiksmų dėl neatitikimų ir užtikrinti, kad jų darbuotojai gautų reikiamą mokymą.
• Darbuotojų saugos atstovai ir Darbuotojų saugos ir sveikatos komiteto nariai: Turi ginti darbuotojų interesus ir užtikrinti, kad darbdavys vykdytų savo pareigas. Kad galėtų veiksmingai atlikti savo pareigas, jiems reikalingos išsamios žinios apie šiuos teisės aktus.
• Visi darbuotojai: Turi žinoti savo kasdieniniam darbui aktualias procedūras ir rizikos veiksnius. Jie taip pat privalo aktyviai dalyvauti, pavyzdžiui, pranešdami apie pavojingas aplinkybes ir nukrypimus nuo normos.

Mūsų skaitmeninė vidaus kontrolės sistema: turinys ir privalumai

Vidaus kontrolės sistemos kūrimas nuo nulio gali būti sudėtingas uždavinys. Mūsų skaitmeninė sistema sukurta taip, kad šis procesas būtų kuo paprastesnis ir efektyvesnis, tuo pačiu užtikrinant visų teisės aktų reikalavimų laikymąsi.

Kursų turinys: Ko norite išmokti ir prie ko norite gauti prieigą?

Mūsų sistema – tai ne tik kursas, bet ir visapusiška skaitmeninė platforma. Naudodamiesi šia sistema, gausite prieigą prie:

• Išsami šablonų struktūra: Parengtas skaitmeninis aplankas, atitinkantis visus aštuonis reglamento reikalavimus ir paruoštas pritaikyti prie jūsų verslo.
• Interaktyvūs mokymosi moduliai: Lengvai suprantamos pamokos, kuriose aiškinamas teisinis pagrindas, vaidmenys ir atsakomybė, taip pat kaip atlikti pagrindines užduotis, pavyzdžiui, rizikos vertinimą ir nukrypimų tvarkymą.
• Skaitmeniniai įrankiai: Moduliai, skirti rizikos vertinimams atlikti ir dokumentuoti, nukrypimams registruoti ir tvarkyti bei medžiagų katalogui kurti.
• Metinis sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos ciklas: Vizualinė priemonė, padedanti planuoti ir prisiminti visas metines sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) veiklas, pavyzdžiui, saugos apžiūras, darbuotojų pokalbius ir auditus.
• Dokumentų archyvas: Viena centrinė vieta, kurioje galite saugoti visą savo sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos dokumentaciją, prieinama iš kompiuterio, mobiliojo telefono ir planšetinio kompiuterio.

Trukmė, sertifikavimas ir kaina

Internetinės sistemos privalumas – lankstumas. Jūs savarankiškai nagrinėjate medžiagą ir kuriate sistemą savo tempu. Nėra nustatytos trukmės. Baigę mokymo modulius, galite gauti kurso baigimo pažymėjimą. Šis pažymėjimas yra vertingas dokumentas, įrodantis, kad įgijote būtinas žinias apie sistemingą darbo saugos, sveikatos ir aplinkos apsaugos (HMS) veiklą, o tai yra privaloma aukščiausiojo vadovo pareiga (AML § 3-5). Kaina už prieigą prie visos skaitmeninės vidaus kontrolės sistemos nurodyta produkto puslapyje. Laikykite tai nedidele vienkartine investicija, kuri padės sutaupyti laiko, užtikrinti teisės aktų laikymąsi ir sukurti saugesnę darbo vietą.

Dažnai užduodami klausimai apie Vidaus kontrolės reglamentą (DUK)

Ar aš, kaip individualios įmonės savininkas, privalau turėti vidaus kontrolės sistemą?

Taip, jei turite darbuotojų. Tokiu atveju jums visiškai taikomi Vidaus kontrolės reglamento reikalavimai. Jei dirbate vienas, be darbuotojų, jums vis tiek taikomi jūsų veiklos sritį reglamentuojantys įstatymai (pvz., Aplinkos apsaugos įstatymas arba Elektros įrenginių įstatymas), ir turite imtis priemonių, kad užtikrintumėte savo sveikatą ir saugą. Tačiau reikalavimas turėti oficialią, dokumentuotą sistemą pirmiausia susijęs su darbuotojų turėjimu.

Kuo iš tikrųjų skiriasi HMS ir vidaus kontrolė?

Tai puikus klausimas! HMS (sveikata, aplinka, sauga) yra sritis – tai yra, tuo, kuo užsiimate. Vidaus kontrolė yra metodas – tai yra, kaip tą darbą atliekate. Vidaus kontrolės taisyklėse reikalaujama, kad darbas HMS srityje būtų sistemingas ir suplanuotas.

Kiek dokumentų pakanka?

Reglamente nurodyta, kad dokumentacija turi būti pritaikyta prie „įmonės pobūdžio, veiklos, rizikos veiksnių ir dydžio“. Mažai kirpyklai reikia mažiau dokumentacijos nei didelei laivų statyklai. Gera praktinė taisyklė: dokumentuokite tai, kas būtina, kad užtikrintumėte, jog sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) darbas būtų atliekamas pagal planą, ir kad galėtumėte Darbo inspekcijai įrodyti, jog turite veikiančią sistemą.

Kas atsitiks, jei nesilaikoma Vidaus kontrolės taisyklių?

Reglamentų pažeidimas yra įstatymo pažeidimas. Darbo inspekcija gali įpareigoti pašalinti trūkumus per nustatytą terminą. Jei įpareigojimas nevykdomas, ji gali skirti priverstinę baudą (nuolatinę baudą). Esant rimtiems pažeidimams, ji gali sustabdyti dalį arba visą įmonės veiklą. Esant labai rimtiems įvykiams, kuriuos lemia sistemos trūkumas, taip pat gali būti skiriamos baudos, o kraštutiniu atveju – vadovybė gali būti patraukta baudžiamojon atsakomybėn.

Ar nemokamas „vidaus kontrolės šablonas“ iš interneto yra pakankamai geras?

Šablonas yra tik pagrindas. Jis nebus „pakankamai geras“, kol joje neįrašysite turinio, pritaikyto būtent jūsų įmonei, veiklai ir rizikai. Taip pat turite užtikrinti, kad sistema būtų įdiegta ir kad darbuotojai jos laikytųsi. Šablonas yra tik pradžia, tačiau pats pritaikymo ir įdiegimo darbas turi būti atliktas.

Kaip skaitmeninė sistema gali padėti užtikrinti vidaus kontrolę?

Skaitmeninė sistema viską supaprastina. Dokumentai visada yra atnaujinti ir prieinami visiems. Pažeidimus galima pranešti mobiliojo telefono pagalba tiesiogiai vietoje. Rizikos vertinimus galima lengvai dalytis ir stebėti jų įgyvendinimą. Automatiniai pranešimai gali priminti apie svarbius terminus pagal metinį sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) ciklą. Tai sumažina popierinį darbą, sumažina klaidų riziką ir padaro sistemingą HMS darbą efektyvesnį bei įtraukiančią veiklą.

Kas yra metinis HMS ciklas?

HSE metinis ciklas – tai vizualus kalendorius, kuriame pateikiama visų nuolatinių, pasikartojančių HSE veiklų per metus apžvalga. Tipiškos veiklos gali būti metiniai saugos patikrinimai, rizikos vertinimų peržiūra, gaisrinės pratybos, cheminių medžiagų sąrašo peržiūra ir vadovybės atliekama HSE sistemos peržiūra. Tai labai naudinga priemonė, padedanti užtikrinti, kad įtemptoje kasdienybėje nieko nebūtų pamiršta.

---

Susiję įstatymu privalomi sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos kursai

Gera vidaus kontrolės sistema veikia geriausiai, kai darbuotojai yra baigę teisės aktais nustatytus kursus, kuriuos nurodo reglamentas:

• HMS kursai vadovams — privalomi pagal Darbo aplinkos įstatymo 3-5 straipsnį.
• Darbuotojų saugos atstovų kursai (40 valandų) — įstatymu numatytas mokymas darbuotojų saugos atstovams.
• Pastolių naudojimo ir apsaugos nuo kritimo kursai — statybos ir inžinerinių darbų įmonėms.
• FSE kursas — kasmetinis kvalifikacijos atnaujinimas elektros srities specialistams.

Dažnai užduodami klausimai apie vidaus kontrolės taisykles

Kas yra Vidaus kontrolės reglamento 5 straipsnis?

5 straipsnyje išvardyti aštuoni konkretūs reikalavimai, kuriuos turi būti raštu užfiksuoti vidaus kontrolės metu — įskaitant sveikatos, saugos ir aplinkos apsaugos (HMS) veiklos tikslus, organizacinę struktūrą, nukrypimų nustatymo procedūras, rizikos vertinimą ir tolesnius veiksmus.

Kas yra atsakingas už vidaus kontrolę?

Aukščiausiasis vadovas (generalinis direktorius / valdybos pirmininkas) prisiima formalią atsakomybę pagal vidaus kontrolės taisykles, nors užduotis gali būti deleguojamos.

Kokią riziką įmonė patiria, jei trūksta vidaus kontrolės?

Darbo inspekcija gali skirti įpareigojimus, priverstines baudas (paprastai nuo 10 000 kr per dieną) ir sunkiais atvejais sustabdyti įmonės veiklą. Po nelaimingų atsitikimų taip pat gali būti sumažintos draudimo išmokos.